Contitolari del trattamento
Il trattamento dei dati personali è svolto in regime di contitolarità ai sensi dell’art. 26 del Regolamento (UE) 2016/679 tra:
– Il Politecnico di Milano, nella figura del Direttore Generale su delega del Rettore pro-tempore. Punto di contatto: dirgen@polimi.it
– MIP Politecnico di Milano – Graduate School of Business S.C.p.A.(POLIMI GSoM), nella persona del legale rappresentante, prof. Vittorio Giuseppe Chiesa. Punto di contatto: privacy@gsom.polimi.it.
Responsabile protezione dati e punti di contatto
Politecnico: privacy@polimi.it
POLIMI GSoM: dpo@gsom.polimi.it
Responsabile interno del trattamento per Politecnico di Milano
Ing. Laura Catellani, Responsabile Gestionale del Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnico di Milano, via Lambruschini 4/B 20156 Milano
Descrizione delle finalità e dell’ambito di contitolarità
Il trattamento dei dati personali avviene in regime di contitolarità tra i soggetti sopra indicati ai sensi dell’art. 26 del Regolamento (UE) 2016/679.
La contitolarità riguarda le attività connesse alla gestione e organizzazione di eventi di natura culturale, quali ad esempio presentazioni di opere letterarie e iniziative analoghe aperte al pubblico, nonché le attività di comunicazione istituzionale connesse a tali eventi nell’ambito delle iniziative della School of Management. Nell’ambito della contitolarità, i Contitolari determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento. La presente informativa si riferisce al trattamento dei dati personali nell’ambito dell’evento per il quale l’interessato effettua l’iscrizione, come descritto nel relativo modulo di iscrizione.
Finalità del Trattamento
In relazione agli eventi sopra descritti, i Contitolari tratteranno i Suoi dati personali (nome, cognome, indirizzo e-mail, eventuali immagini e riprese audio-video) per le seguenti finalità:
La base giuridica del trattamento consiste nell’esecuzione di un rapporto connesso alla partecipazione all’Evento (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR).
Con riferimento alle finalità autonome delle parti, la base giuridica del trattamento è il consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.
Il consenso è raccolto separatamente per le diverse finalità ove previsto.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento ai sensi dell’art. 7 GDPR, ferma restando la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
Trattamenti effettuati autonomamente da POLIMI GSoM
POLIMI GSoM potrà trattare i Suoi dati personali in qualità di titolare autonomo del trattamento, per finalità ulteriori rispetto a quelle sopra descritte e svolte in regime di contitolarità con il Politecnico di Milano.
In particolare, POLIMI GSoM potrà trattare i dati di contatto dell’interessato (nome, cognome, indirizzo e-mail) per finalità di informazione e comunicazione relative alle iniziative formative, eventi e attività istituzionali della Graduate School of Management.
La base giuridica è il consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.
Il conferimento è facoltativo e il mancato consenso non pregiudica la partecipazione all’Evento.
Trattamenti effettuati autonomamente dal Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnico di Milano
Il Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnico di Milano potrà trattare i Suoi dati personali, in qualità di titolare autonomo, per finalità ulteriori rispetto a quelle sopra descritte e svolte in regime di contitolarità con POLIMI GSoM.
In particolare, il Dipartimento potrà trattare i dati di contatto dell’interessato (nome, cognome, indirizzo e-mail) per finalità di invio di comunicazioni relative ad eventi di ricerca e divulgazione scientifica del Dipartimento di Ingegneria Gestionale.
La base giuridica è il consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.
Il conferimento è facoltativo e il mancato consenso non pregiudica la partecipazione all’Evento.
Modalità di trattamento e natura dei dati
Il trattamento dei dati personali sarà effettuato mediante strumenti informatici e telematici, nonché, ove necessario, su supporto cartaceo, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, integrità e riservatezza previsti dall’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679.
I dati saranno trattati esclusivamente per le finalità indicate nella presente informativa e limitatamente a quanto necessario per il loro perseguimento.
Il trattamento sarà effettuato da personale dei Contitolari debitamente autorizzato ai sensi degli artt. 29 del GDPR e 2-quaterdecies del D. Lgs. 196/2003, che opera sulla base di specifiche istruzioni fornite in conformità al Modello Organizzativo Privacy e alle Istruzioni operative adottate dal Politecnico di Milano.
I Contitolari adottano adeguate misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei dati personali, al fine di prevenire accessi non autorizzati, perdita, distruzione o diffusione indebita dei dati.
I dati potranno essere trattati anche da soggetti terzi che forniscono servizi strumentali allo svolgimento degli Eventi (ad es. piattaforme di registrazione, servizi IT), nominati, ove necessario, Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Trattamento di immagini nell’ambito degli Eventi
Durante gli Eventi fotografiamo e riprendiamo l’evento per documentarlo e raccontarlo sui nostri canali.
Le riprese riguardano principalmente ambienti, attività e momenti dell’evento e sono realizzate senza focalizzarsi sui singoli partecipanti. Le aree in cui sono effettuate riprese sono segnalate con apposita cartellonistica.
Chi non desidera comparire nelle immagini può evitare queste aree o scrivere a privacy@polimi.it per richiedere la rimozione della propria immagine, fornendo elementi utili all’individuazione precisa (ad esempio descrizione, data, evento o, se disponibile, link o riferimento all’immagine), necessari per poter dare seguito alla richiesta.
Per immagini o riprese che ritraggono in modo specifico e riconoscibile singoli partecipanti (ad esempio primi piani), è richiesta apposita autorizzazione da parte dell’interessato.
Per approfondimenti consulta l’informativa di 2° livello sui Contenuti multimediali del Politecnico: https://www.polimi.it/il-politecnico/comunicazione/privacy
Come utilizziamo le immagini
Le immagini e i contenuti audiovisivi raccolti durante gli Eventi possono essere utilizzati nei seguenti ambiti:
• canali istituzionali (sito web, portali, newsletter);
• canali social network ufficiali, tali piattaforme operano come titolari autonomi per i trattamenti successivi alla pubblicazione, secondo le rispettive condizioni d’uso e informative privacy;
• materiali editoriali e promozionali istituzionali;
• attività di informazione ed esercizio di cronaca;
• archivio storico dell’Ateneo;
Le immagini non sono utilizzate per finalità commerciali né cedute a terzi per scopi di marketing.
Ambito di circolazione dei dati
I dati personali saranno trattati dai contitolari all’interno del territorio dell’Unione Europea.
Qualora per questioni di natura tecnica e/o operativa si renda necessario avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea, oppure si renda necessario trasferire alcuni dei dati raccolti verso sistemi tecnici e servizi gestiti in cloud e localizzati al di fuori dell’area dell’Unione Europea, il trattamento sarà regolato in conformità a quanto previsto dal capo V del Regolamento UE e autorizzato in base a specifiche decisioni dell’Unione Europea.
Saranno quindi adottate tutte le cautele necessarie al fine di garantire la più totale protezione dei dati personali, basando il trasferimento: a) su decisioni di adeguatezza dei Paesi terzi destinatari espresse dalla Commissione europea; b) su garanzie adeguate espresse dal soggetto terzo destinatario ai sensi dell’art. 46 del Regolamento UE; c) sull’adozione di norme vincolanti d’impresa, cd. Corporate binding rules.
Conservazione
I dati personali trattati in regime di contitolarità saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopra indicate e, comunque, per un periodo non superiore a 5 anni, salvo eventuali obblighi di legge o necessità di tutela dei diritti dei Contitolari.
I dati trattati per finalità amministrative, contabili o legali saranno conservati per il tempo previsto dalla normativa applicabile.
Esercizio dei diritti privacy
Lei potrà esercitare in qualunque momento i diritti previsti dagli artt. 15 e ss. del GDPR, tra cui il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e revoca del consenso, nonché proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del GDPR.
Ai sensi dell’accordo di contitolarità, l’interessato può esercitare i propri diritti nei confronti di ciascun Contitolare.
Per esercitare i Suoi diritti può contattare i DPO o i Contitolari ai recapiti sopra indicati.
